Constituir uma Empresa em Portugal: Que Tipo de Sociedade Escolher e O Que Precisa de Saber Antes de Começar

Ter uma ideia de negócio é o ponto de partida. Transformá-la numa empresa exige decisões que podem determinar o seu futuro.

Constituir uma empresa em Portugal tornou-se relativamente simples do ponto de vista administrativo. Em determinadas situações, é possível criar uma sociedade num único dia.

Mas há uma diferença fundamental entre constituir uma sociedade e construir uma empresa preparada para funcionar, crescer e enfrentar dificuldades.

A primeira é um procedimento. A segunda exige planeamento.

Antes de escolher um nome, definir o capital social ou avançar com o registo, há perguntas que qualquer futuro empresário deve fazer.

1. Preciso realmente de constituir uma sociedade?

Esta é a primeira decisão.

Nem toda a actividade económica exige a constituição de uma sociedade comercial.

Dependendo da natureza do negócio, da dimensão prevista, do investimento necessário e dos riscos envolvidos, poderá ser adequado iniciar uma actividade em nome individual.

Contudo, quando existe uma perspectiva de crescimento, necessidade de investimento, contratação de trabalhadores, entrada de sócios ou exposição significativa a responsabilidades, a constituição de uma sociedade pode revelar-se mais adequada.

A escolha deve resultar da análise do projecto e não apenas da facilidade do procedimento.

2. Que tipo de sociedade devo escolher?

Em Portugal, existem diferentes formas jurídicas para desenvolver uma actividade empresarial.

Entre as mais utilizadas encontram-se:

Sociedade Unipessoal por Quotas

É constituída por um único sócio, titular da totalidade do capital social.

Pode ser adequada a quem pretende desenvolver um projecto empresarial individualmente, através de uma pessoa colectiva distinta da sua esfera pessoal.

Em regra, a responsabilidade do sócio encontra-se limitada nos termos do regime aplicável às sociedades por quotas, sem prejuízo das situações legalmente previstas de responsabilidade pessoal.

Sociedade por Quotas

É uma solução frequente quando duas ou mais pessoas pretendem desenvolver um negócio em conjunto.

Permite definir a participação de cada sócio no capital e estabelecer regras para a organização e funcionamento da sociedade.

Mas a existência de vários sócios levanta questões que devem ser resolvidas antes de surgir qualquer conflito:

• Quem toma as decisões?

• Quem exerce a gerência?

• Quem investe dinheiro e quem contribui com trabalho?

• Como são distribuídos os resultados?

• O que acontece se um sócio quiser sair?

• Como se resolvem situações de bloqueio?

Estas questões podem justificar a preparação de um acordo parassocial, para além do contrato de sociedade.

Sociedade Anónima

Apresenta uma estrutura jurídica e organizativa mais exigente.

Pode ser adequada a determinados projectos de maior dimensão, operações de investimento ou modelos de participação no capital que justifiquem essa estrutura.

A escolha não deve ser feita apenas com base na imagem ou na dimensão que se pretende transmitir ao mercado.

A melhor forma jurídica não é necessariamente a mais complexa. É aquela que corresponde às necessidades reais do negócio.

3. Quanto dinheiro preciso para começar?

É importante distinguir três conceitos frequentemente confundidos:

Capital social: valor das entradas dos sócios destinado à formação do capital da sociedade.

Investimento inicial: montante necessário para desenvolver o projecto, adquirir equipamentos, contratar serviços, preparar instalações ou lançar a actividade.

Tesouraria: dinheiro disponível para suportar os pagamentos e assegurar o funcionamento da empresa.

Numa sociedade por quotas, o valor nominal de cada quota não pode ser inferior a um euro. Numa sociedade unipessoal por quotas, o capital social pode, por isso, ser fixado em um euro.

Mas isso não significa que um euro seja suficiente para iniciar uma actividade empresarial.

Uma empresa pode estar juridicamente constituída e não dispor de recursos para pagar as suas primeiras despesas.

Antes de avançar, importa estimar os custos iniciais, os encargos recorrentes, as receitas previsíveis e o período durante o qual o negócio poderá necessitar de financiamento.

4. E se houver sócios?

A escolha dos sócios pode ser tão importante como a escolha do negócio.

É frequente que dois empreendedores decidam constituir uma sociedade em partes iguais porque ambos acreditam no projecto.

Mas uma participação de 50% para cada um não significa, necessariamente, que exista equilíbrio entre investimento, trabalho, responsabilidades e poder de decisão.

Imagine-se uma situação em que um sócio disponibiliza o capital e outro assegura a actividade comercial.

Como serão valorizadas essas contribuições? O que acontece se um deles deixar de trabalhar? Quem poderá assumir compromissos em nome da empresa?

Não existe uma resposta universal.

Existe, sim, a necessidade de definir antecipadamente as regras da relação societária.

Uma sociedade não deve depender exclusivamente da confiança pessoal entre os seus fundadores. Deve possuir regras que continuem a funcionar quando surgirem divergências.

5. Que actividade vai desenvolver a empresa?

A actividade deve estar correctamente reflectida no objecto social e nos códigos de actividade económica aplicáveis.

A escolha do CAE não deve ser tratada como um pormenor burocrático.

Determinadas actividades exigem licenças, autorizações, qualificações profissionais, seguros ou o cumprimento de requisitos sectoriais específicos.

É igualmente necessário verificar se a actividade pretendida está sujeita a regimes especiais.

Uma empresa formalmente constituída não está, por esse simples facto, automaticamente habilitada a exercer qualquer actividade.

6. Que obrigações surgem depois da constituição?

A constituição da sociedade representa o início de um conjunto de responsabilidades.

Consoante a actividade e a estrutura adoptadas, poderão existir obrigações relativas a:

• Registo comercial e identificação dos beneficiários efectivos;

• Início de actividade e enquadramento fiscal;

• Contabilidade organizada e acompanhamento por contabilista certificado;

• Facturação e cumprimento das obrigações declarativas;

• Segurança Social e contratação de trabalhadores;

• Protecção de dados pessoais;

• Licenciamentos e requisitos sectoriais;

• Contratos com clientes, fornecedores e parceiros.

Estas matérias devem ser analisadas antes do início efectivo da actividade.

O custo de corrigir uma estrutura inadequada pode ser superior ao custo de a preparar correctamente.

7. A empresa está juridicamente preparada para crescer?

Muitos negócios começam com uma estrutura simples e informal.

O problema surge quando crescem sem rever as bases em que foram construídos.

Um novo investidor, a contratação de trabalhadores, a entrada num mercado estrangeiro ou a celebração de um contrato comercial relevante podem expor fragilidades que anteriormente não eram visíveis.

É aqui que assume importância a arquitectura jurídica empresarial.

Não se trata apenas de elaborar contratos ou resolver litígios.

Trata-se de organizar, de forma coerente, as relações societárias, os mecanismos de decisão, as responsabilidades, os contratos e os riscos associados ao desenvolvimento da actividade.

A estrutura jurídica deve acompanhar a estratégia empresarial, e não surgir apenas quando existe um problema.

8. Antes de constituir, é preciso decidir

Constituir uma empresa exige respostas a questões que vão muito além do preenchimento de formulários.

O futuro empresário deve compreender:

O que pretende construir. Qual é o modelo de negócio e que problema procura resolver?

Com que recursos. Quanto necessita de investir e como irá financiar a actividade?

Com quem. Quem serão os sócios, gestores, parceiros e consultores?

Com que estrutura. Qual é a forma jurídica mais adequada e que regras devem ser estabelecidas?

Com que riscos. Quais são as principais vulnerabilidades jurídicas, financeiras e operacionais?

Com que perspectiva de crescimento. A estrutura escolhida permitirá receber investimento, contratar, expandir ou alterar o modelo de negócio?

Estas respostas não garantem o sucesso empresarial.

Mas permitem tomar decisões mais conscientes, identificar riscos antecipadamente e evitar erros estruturais.

Conclusão — Uma empresa começa antes do registo

O registo comercial formaliza a existência jurídica de uma sociedade.

Não substitui a avaliação do projecto, a definição da estratégia ou a preparação da sua estrutura.

Uma empresa deve nascer de decisões articuladas, em que a dimensão económica, a organização empresarial e a arquitectura jurídica são analisadas em conjunto.

Porque constituir uma empresa é relativamente simples. Construir uma empresa com bases sólidas exige muito mais.

Magda Ferreirinha | MF LEGADO

Este artigo tem natureza informativa e não substitui a análise jurídica, fiscal e contabilística de uma situação concreta.